Что такое делегирование? Основные принципы и правила для руководителей
Согласно Институту Гэллапа, прибыль компаний, топ-менеджеры которых овладели навыками делегирования, на 33 процента выше, чем у конкурентов. Делегирование — это важный стратегический инструмент, который позволяет руководителю сосредоточиться на самых важных аспектах бизнеса. Эксперты рассказывают о том, как делегирование может помочь оптимизировать рабочие процессы, развить взаимодействие в команде и создать условия для успешного достижения целей.
Что такое делегирование
Делегирование — это процесс передачи части обязанностей и полномочий руководителя подчиненному или группе сотрудников. Это один из ключевых управленческих инструментов, который позволяет эффективнее распоряжаться временем, распределять задачи между подчиненными и достигать поставленных целей.
Делегирование бывает как разовым, так и постоянным. От обычного распределения задач этот процесс тем, что на подчиненного возлагается часть обязанностей руководителя. Также делегировать задачи можно от одного отдела другому.
Если правильно выстроить процесс и овладеть навыком делегирования, то получится не только масштабировать бизнес, но и вырастить компетентных специалистов внутри компании. Еще один плюс — у руководителя появится больше времени на те задачи, которые может выполнять только он.
Плюсы делегирования
Что можно и нельзя делегировать
Чтобы результат делегирования удовлетворил обе стороны, важно знать, что можно наделять выполнением другим, а что лучше оставить за собой.
Какие задачи можно делегировать
Что не стоит делегировать
На каком этапе можно делегировать задачи
В первую очередь нужно ориентироваться на свое расписание. Если чувствуете, что работа стала отнимать слишком много времени, вплоть до выходных и отпусков — пора перераспределить нагрузку. Часть задач можно передавать как текущим сотрудникам, так и нанять личного ассистента.
Как определить количество нагрузки
Отличный инструмент — закон. В 1950-х американский психолог Джон Миллер правильно заметил: человек способен держать в кратковременной памяти не более 7 ± 2 элементов. То есть если в течение дня количество дел, о которых приходит думать постоянно, приближается к 7-9 — самое время пересмотреть расписание.
Приступая к конкретной задаче, можно проверить себя по следующей чек-листу, чтобы понять, можно ли передать задание сотруднику. Если удалось согласиться с большинством пунктов, задачу лучше делегировать.
Чек-лист: когда делегировать задачу
Как правильно делегировать
Прежде чем определить, что стоит делегировать, не будет лишним выписать весь список дел руководителя, включая даже самые незначительные задачи. Затем можно переходить к следующему алгоритму:
Определить задачи для делегирования
В списке дел любого руководителя найдутся задачи, с которыми успешно справится и другой сотрудник. Перечень задач для делегирования можно определить по чек-листу выше.
Выбрать подходящего сотрудника
Важно выбрать сотрудника, который обладает необходимыми навыками и опытом, чтобы выполнить работу правильно и в срок. Следует учитывать:
Объяснить задачу
Стоит четко сформулировать цели и ожидания, чтобы избежать недопонимания, а также предоставить сотруднику всю необходимую информацию и ресурсы для выполнения задачи:
Предоставить возможность задавать вопросы
Так сотрудник сможет прояснить любые неясности и укрепить свою уверенность при выполнении задачи.
Дать свободу действий
Когда задача делегирована, сотрудник должен самостоятельно решать, как ей заниматься. Не нужно вмешиваться в процесс выполнения, дождитесь результата работы.
Поддерживать связь во время выполнения задачи
Контролировать каждый шаг сотрудника не стоит, но можно иногда проверять, как идет выполнение задачи. Если задача не выполняется должным образом, стоит обсудить с сотрудником возможные проблемы и пути их решения.
Оценить результаты работы
Когда задача выполнена, стоит дать обратную связь: обсудить, что было сделано хорошо и что можно улучшить в следующий раз.
Поощрить сотрудника и обсудить дальнейшие шаги
За успешное выполнение задачи стоит отметить сотрудника. Это может быть благодарность, премия или даже продвижение по службе. Поощрение мотивирует сотрудника на дальнейшее развитие и профессиональный рост.
Почему не у всех получается делегировать
На первый взгляд плюсы делегирования очевидны: руководитель делится частью работы с другими сотрудниками, чтобы освободить время для себя и повысить собственную эффективность. Однако не у всех получается грамотно распределить задачи.
Корпоративный психолог в беседе с «Лентой.ру» отметила, что большинству мешает страх потерять контроль.
Также некоторые руководители верят, что никто не сможет сделать их работу так же хорошо, как они сами. В таком случае эксперт советует дать шанс другим сотрудникам — и удивиться тому, насколько они способны.
Мешает делегированию и перфекционизм. Перфекционисты, что их сотрудники допускают погрешности, из-за которых работу придется переделывать самому. Но важно помнить, что идеал недостижим, а делегирование помогает двигаться вперед и развивать профессионализм команды.
Иногда в нежелании делегировать скрывается обычная лень: «Да, иногда мы просто ленимся. Мы боимся, что нам придется потратить время на объяснение задания другому человеку, а потом еще и проверять, как он ее выполнил. Но в долгосрочной перспективе делегирование сэкономит вам время и силы», — объясняет эксперт.
Елена Колесова советует постепенно преодолевать эти психологические барьеры и начинать с маленьких задач.
Психолог добавила, что при делегировании задача легкого допустить ошибки, которые могут привести к проблемам как для руководителя, так и для всей команды. Она перечислила шесть стоп-сигналов, которых стоит избегать.
